Dein digitales Dokumentenarchiv auf eigenem Server in Deutschland: alle Belege an einem Ort, in Sekunden gefunden. Auf Wunsch schlägt eine KI Dokumenttyp, Absender und Datum vor, und freigegebene Belege landen automatisch bei deinem Steuerberater. Backups und Updates übernimmt Gradl Solutions.
Basierend auf Paperless-ngx · Eigener Server pro Kunde · Monatlich kündbar
Rechnungen im Postfach, Verträge im Ordner, Kassenbons in der Schublade. Wer etwas sucht, sucht lange. Und bei der nächsten Betriebsprüfung soll alles vollständig, unverändert und schnell auffindbar sein.
Vom Eingang bis zum Wiederfinden, in 40 Sekunden durchgespielt.
Vereinfachte Darstellung. Beispieldaten, keine echten Kundendokumente.
Gradl Solutions zeigt dir das Archiv gern live – online oder vor Ort, mit Beispieldokumenten.
Live-Demo vereinbarenKeine Software ist von sich aus „GoBD-zertifiziert“. Ordnungsmäßig wird die Archivierung erst durch das Zusammenspiel von Technik und deinen Abläufen. Gradl Solutions richtet als dein IT-Partner die Technik ein und dokumentiert sie so, dass dein Steuerberater direkt damit arbeiten kann.
| Anforderung | Zuständig | Wie |
|---|---|---|
| Unveränderte Originale | System | Das System legt jedes Original direkt nach dem Import unverändert ab und prüft es regelmäßig per Prüfsumme. Zusätzlich erzeugt es eine durchsuchbare Archivfassung im Format PDF/A. |
| Nachvollziehbarkeit | System | Das System führt automatisch ein Änderungsprotokoll (Audit-Trail): Wer hat wann welches Feld geändert. Jeder Bearbeitungsschritt bleibt dauerhaft nachvollziehbar. |
| Schutz vor Löschen | Dein IT-Partner | Das System wird so eingerichtet, dass Mitarbeiter-Konten keine Dokumente löschen können – das bleibt Administratoren vorbehalten. Dazu kommen ein Papierkorb mit Verzögerung und tägliche Backups an zwei unabhängigen Standorten, aus denen sich gelöschte Dokumente wiederherstellen lassen. |
| Datenschutz (DSGVO) | Dein IT-Partner | Dein Archiv läuft auf einem eigenen Server (VPS) bei Hetzner in Deutschland – ausschließlich für dich. Mit Gradl Solutions schließt du einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) inklusive technischer und organisatorischer Maßnahmen ab. |
| Verfahrensdokumentation | Gemeinsam | Du erhältst eine detaillierte technische Beschreibung der bereitgestellten Infrastruktur – fertig für deine Verfahrensdokumentation. Deine Abläufe – wer scannt, wer prüft, wer freigibt – ergänzt du, auf Wunsch mit Unterstützung von Gradl Solutions. |
| Prüfung der KI-Vorschläge | Du | Ein Mensch bestätigt Typ und Datum, bevor Fristen berechnet oder Belege übergeben werden. |
| Aufbewahrungsfristen und Löschung | Du & Steuerberater | Welche Frist für welches Dokument gilt, bewertet dein Steuerberater. Gelöscht wird nur bewusst von dir. |
Deine Verfahrensdokumentation liegt als Dokument in deinem eigenen Archiv – versioniert und bei einer Prüfung sofort griffbereit.
Alle Preise sind Endpreise – gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Für Selbstständige, die ihre Ablage selbst im Griff haben
oder 319 € jährlich – ein Monat geschenkt
Für Betriebe mit vielen Belegen und Steuerberater
oder 649 € jährlich – ein Monat geschenkt
Für Teams, die das Archiv unter eigenem Namen nutzen
oder 979 € jährlich – ein Monat geschenkt
Das Archiv wird passend zu deiner Buchhaltung eingerichtet, du und dein Team erhaltet eine Einweisung. Den genauen Festpreis bekommst du nach dem Erstgespräch, bevor irgendetwas beginnt.
Vor allem deine Altbestände: Sollen vorhandene Dateien aus Ordnern, Postfächern oder einem alten System übernommen werden? Sollen Papierakten digitalisiert werden? Oder startest du ab heute neu? Dazu kommen die Zahl der Nutzer, Postfächer und Scanner. Das wird im Erstgespräch geklärt, damit es später keine Überraschungen gibt.
Mehr Speicher nötig? Dein Server wird ohne Datenumzug vergrößert, den Aufpreis erfährst du vorher verbindlich. Größere Anpassungen und weitere Schulungen werden nach Aufwand berechnet. Bezahlung per Rechnung.
Die wichtigsten Antworten zu GoBD, KI, DATEV und deinen Daten.
Die Technik erfüllt die Anforderungen, die ein Archiv dafür braucht: unveränderte Originale, Änderungsprotokoll, Löschschutz, gesicherte Backups und eine Verfahrensdokumentation. Ob die Archivierung in deinem Betrieb insgesamt ordnungsmäßig ist, hängt zusätzlich von deinen Abläufen ab. Deshalb wird beides gemeinsam dokumentiert und mit deinem Steuerberater abgestimmt.
Die KI läuft auf einem eigenen Server von Gradl Solutions in Deutschland, nicht bei einem US-Anbieter. Dokumentinhalte werden verschlüsselt übertragen, nur zur Verschlagwortung verarbeitet und nicht zum Training verwendet. Das ist im Auftragsverarbeitungsvertrag festgehalten.
Ja, wie jeder Mensch beim Abtippen auch. Deshalb gilt ein Dokument erst als abgeschlossen, wenn du den Vorschlag bestätigt hast. Fristen und die Übergabe an DATEV starten erst nach deiner Freigabe.
Für die automatische Übergabe ja – das ist bei den meisten Steuerberatern ohnehin Standard. Arbeitet deiner mit einem anderen System, klärt sich im Erstgespräch der passende Weg.
Ja. Auf Wunsch erhält er einen eigenen Zugang, der nur lesen darf und nur die Dokumente sieht, die du freigibst.
Eine etablierte Open-Source-Software für Dokumentenarchive, die weltweit von Unternehmen und Privatleuten eingesetzt wird. Open Source heißt: kein Anbieter, der dich an ein geschlossenes Format bindet. Deine Dokumente bleiben Standard-PDFs, die du jederzeit mitnehmen kannst.
Jeder Scanner, der in einen Netzwerkordner oder per E-Mail scannen kann. Das können die meisten Bürogeräte. Unterwegs reicht die Smartphone-App.
Du bekommst einen vollständigen Export aller Originale samt Metadaten. Weil Belege bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, kannst du das Archiv alternativ für 9 €/Monat im Nur-Lese-Modus weiterlaufen lassen.
Dein Archiv hängt nicht an Gradl Solutions: Die Software ist Open Source, der Export ist jederzeit möglich, und der Aufbau deines Servers ist technisch dokumentiert. So kann jeder IT-Dienstleister den Betrieb übernehmen.
Im Erstgespräch siehst du das Archiv live und klärst mit Stephan Gradl, was dein Betrieb braucht.
